С 1 сентября 2026 года участники грузоперевозок должны перейти на электронные перевозочные документы в случаях, установленных законодательством. Новые правила затронут грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов и грузополучателей.
Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ внес изменения в законодательство о транспортно-экспедиционной деятельности. Одно из ключевых последствий — переход от привычного бумажного документооборота к электронным перевозочным документам.
При этом вопрос, который волнует бизнес больше всего, звучит просто:
какой штраф грозит за бумажную транспортную накладную после 1 сентября 2026 года?
Разбираемся в ответственности и налоговых рисках.
Штраф за бумажную транспортную накладную после 1 сентября 2026 года
Универсального фиксированного штрафа, который автоматически применяется за каждую бумажную транспортную накладную, нет.
Ответственность зависит от конкретного нарушения и обстоятельств перевозки.
Кроме того, бумажная транспортная накладная в некоторых случаях по-прежнему допускается. Поэтому сначала необходимо определить, обязана ли конкретная перевозка оформляться в электронном виде.
Если исключение не применяется, использование бумаги вместо обязательного электронного документа может создать для компании дополнительные риски.
И один из наиболее существенных — налоговый.
Налоговые риски при использовании ЭПД
Транспортная накладная относится к документам, которые подтверждают перевозку и связанные с ней хозяйственные операции.
Если документ должен быть оформлен в электронном виде, но организация использует бумажную форму без предусмотренного законом основания, возникает риск того, что налоговая поставит под сомнение правильность документального подтверждения расходов.
Для бизнеса это может привести к гораздо более серьезным последствиям, чем административный штраф.
Исключение транспортных расходов из базы по налогу на прибыль
Расходы организации должны соответствовать требованиям налогового законодательства и иметь документальное подтверждение.
Если инспекция посчитает, что бумажная транспортная накладная оформлена с нарушением обязательного порядка, расходы на перевозку могут быть исключены из налоговой базы.
В результате компания получит увеличение налоговой базы и, соответственно, сумму налога к доплате.
Для организаций с большим объемом перевозок потенциальная сумма доначислений может быть существенной.
Риск отказа в вычете НДС
Проблемы с транспортными документами могут затронуть и НДС.
Транспортная накладная подтверждает оказание и принятие транспортной услуги. Поэтому отсутствие надлежащего документа или оформление его с нарушением установленного порядка может стать дополнительным аргументом для налогового спора.
В результате компания рискует не только потерять часть расходов при расчете налога на прибыль, но и столкнуться с вопросом о правомерности применения вычета НДС.
Какие санкции возможны за ЭПД: налог, пени и штраф 20%
Если в результате проверки налоговая инспекция исключит расходы или откажет в соответствующем вычете, может возникнуть недоимка.
В этом случае финансовые последствия могут включать:
- доначисление налога;
- начисление пеней;
- штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога в соответствии со ст. 122 НК РФ при наличии предусмотренных законом оснований.
Поэтому главный финансовый риск при нарушении правил ЭПД — не обязательно штраф за сам документ. Потери могут возникнуть из-за налоговых последствий.
Кто должен перейти на ЭПД с 1 сентября
Обязательный электронный документооборот при перевозках касается нескольких участников.
Грузоотправители
Компании, которые передают груз перевозчику, должны быть готовы формировать и подписывать необходимые электронные документы.
Перевозчики
Перевозчику необходимо обеспечить работу с ЭПД и участие в электронном обмене на соответствующих этапах перевозки.
Грузополучатели
Получатель также является участником документооборота и должен иметь возможность принимать и подписывать электронные документы.
Экспедиторы
При организации перевозки экспедитор должен учитывать требования к электронному оформлению документов, которые применяются к его деятельности.
Таким образом, подготовиться к 1 сентября должны все участники цепочки, а не только транспортные компании.
Можно ли использовать бумажную транспортную накладную с 1 сентября?
Полного запрета на бумажные документы нет.
Законодательство предусматривает отдельные ситуации, в которых бумажная транспортная накладная остается допустимой.
Поэтому перед каждой перевозкой необходимо учитывать ее конкретные обстоятельства и проверять, распространяется ли на нее исключение.
Если же закон требует электронную транспортную накладную, оформлять бумажный документ вместо ЭТрН рискованно.
Что проверить компании перед обязательным переходом на ЭПД
Чтобы минимизировать риски, рекомендуется заранее проверить весь процесс оформления перевозочных документов.
1. Определить перечень перевозок
Проанализируйте, какие перевозки выполняет организация и какие документы используются в каждом процессе.
2. Определить, какие документы должны стать электронными
Необходимо разделить перевозки на те, где действует обязательный электронный формат, и предусмотренные законодательством исключения.
3. Подключить сервис ЭПД
Выберите решение, которое подходит вашей учетной системе и позволяет организовать электронный обмен документами.
4. Проверить КЭП и МЧД
До начала обязательного перехода проверьте сертификаты электронных подписей сотрудников и наличие необходимых машиночитаемых доверенностей.
5. Настроить ЭПД в 1С
Если организация использует решения 1С, настройте работу с электронными перевозочными документами заранее.
6. Проверить обмен с контрагентами
Убедитесь, что перевозчики, грузополучатели и другие участники цепочки также готовы принимать и подписывать ЭПД.
7. Провести тестирование
Не ограничивайтесь подключением сервиса. Проверьте реальный сценарий: создание документа, подписание, отправка, получение контрагентом и завершение документооборота.
Как избежать штрафов и налоговых рисков из-за ЭПД
Самый надежный вариант — перейти на электронный формат до наступления обязательной даты.
Это позволит спокойно выявить технические ошибки, проверить электронные подписи, настроить права сотрудников и убедиться, что контрагенты готовы к обмену.
Не стоит ждать 1 сентября, чтобы впервые открыть сервис ЭПД.
К этой дате у компании уже должен быть готовый рабочий процесс.
1С-ЭПД для перехода на электронные перевозочные документы
Для организаций, работающих в программах 1С, можно использовать 1С-ЭПД для организации электронного обмена перевозочными документами.
Подключение заранее позволит:
- настроить работу с электронными транспортными накладными;
- проверить КЭП и МЧД;
- организовать взаимодействие с контрагентами;
- протестировать документооборот;
- подготовить сотрудников к новым правилам.
Подготовьтесь к ЭПД до 1 сентября 2026 года
Обязательный электронный документооборот — это не только вопрос соответствия новым требованиям. Правильное оформление перевозочных документов помогает снизить риск налоговых споров и финансовых потерь.
Подключите 1С-ЭПД заранее и начните работать по новым правилам до наступления обязательной даты.
Оставьте заявку на подключение 1С-ЭПД уже сейчас — специалисты помогут подготовить вашу компанию к обязательному переходу и организовать работу с электронными перевозочными документами без лишних сложностей и остановки текущих процессов.
Получить консультацию:
8 (3452) 680-964
написать в Telegram / написать в Max
В Телеграм / MAX публикуем чек-лист бухгалтера и другие важные обновления, подписывайтесь!
Получить консультацию:
8 (3452) 680-964
написать в Telegram / написать в Max
В Телеграм / MAX публикуем чек-лист бухгалтера и другие важные обновления, подписывайтесь!